Confidentialité et protection des données

Maneliza Care édite la plateforme Maneliza Care. Pour les données de son équipe (candidats, personnel, missions), c’est l’agence qui utilise Maneliza Care qui décide pourquoi et comment ces données sont utilisées : elle est « responsable de traitement ». Maneliza Care agit comme « sous-traitant » et ne traite ces données que pour fournir le service.

Pour les comptes des utilisateurs de la plateforme (nom, e-mail, journal de connexion), Maneliza Care est responsable de traitement.

• Compte : nom, e-mail, société, préférences, journal de connexion.
• Fiche staff : nom, code staff, téléphone, e-mail, adresse (code postal, ville, région), compétences, disponibilité, heures hebdomadaires, notes, photo (facultative).
• Missions : titre, référence, lieu, horaires, heures, taux horaire, affectations et heures travaillées.
• Documents de conformité : type (droit de travailler, passeport, certificat DBS, formation, permis de conduire…), date d’expiration, et, de façon facultative, un fichier ou un lien.
• Journal d’activité et notifications (conservés 21 jours, voir « Conservation »).

Nous ne collectons aucune position GPS en direct. La localisation est celle de l’adresse enregistrée (code postal), jamais la position actuelle d’une personne.

Ces documents sont juridiquement sensibles au Royaume-Uni : un certificat DBS peut révéler des données relatives aux condamnations (article 10 du UK GDPR) et un passeport est une pièce d’identité. Nous appliquons donc le principe de minimisation :

• Seule la date d’expiration est obligatoire. Le fichier est facultatif : vous pouvez ne saisir que la date et conserver l’original ailleurs.
• Au lieu d’un fichier, vous pouvez enregistrer un lien https vers un espace sécurisé de votre organisation.
• Ne saisissez jamais le numéro du document dans les notes ni dans le contenu d’un contrôle DBS (résultat, antécédents) : seule la validité compte.
• Les fichiers sont stockés en privé (accès authentifié), chiffrés pendant le transfert, et ne sont consultables que par un lien signé de très courte durée (2 minutes) après vérification de votre session.
• Chaque consultation, ajout, remplacement ou suppression est inscrit dans un journal d’accès conservé 12 mois.

Les employeurs doivent s’assurer d’avoir une base légale et une politique de conservation pour ces documents. En cas de doute, consultez votre conseil juridique ou la documentation de l’ICO.

• Fournir le service demandé (exécution du contrat) : gestion du staff, des missions, des heures et de la conformité.
• Obligations légales de l’agence : contrôle du droit de travailler et des vérifications préalables à l’embauche.
• Intérêt légitime : sécurité de la plateforme, prévention des abus, amélioration du service.

Nous ne vendons aucune donnée et ne l’utilisons pas pour la publicité.

• Connexion à double facteur : mot de passe + code à 6 chiffres envoyé par e-mail (expire en 10 minutes, 5 essais maximum).
• Cloisonnement strict : chaque organisation ne voit que ses propres données (règles de sécurité au niveau de la base de données).
• Chiffrement des échanges (HTTPS/HSTS) et en-têtes de sécurité (CSP) ; clés secrètes uniquement côté serveur.
• Les accès aux documents sont journalisés ; les liens de téléchargement expirent en 2 minutes.
• Le journal d’activité est purgé automatiquement après 21 jours.

• Supabase : base de données et authentification.
• Cloudinary : stockage privé des fichiers de documents (facultatif).
• Brevo : envoi des e-mails (code de connexion, rappels d’expiration). Seuls l’adresse du destinataire et le contenu du message lui sont transmis.
• Mapbox : localisation et estimation des trajets. Seuls le code postal, la ville et des coordonnées approximatives lui sont transmis, jamais les noms ni les contacts.
• Vercel : hébergement de l’application.

Certains prestataires peuvent traiter des données hors du Royaume-Uni ; des garanties contractuelles appropriées (clauses types / accord de transfert) encadrent ces transferts.

• Journal d’activité : 21 jours, puis suppression automatique.
• Journal d’accès aux documents : 12 mois.
• Codes de connexion : supprimés après usage ou expiration.
• Estimations de trajets en cache : expirent automatiquement (7 jours).
• Fiches et documents : tant que l’agence les conserve ; l’agence peut archiver ou supprimer une fiche ou un document à tout moment. La suppression d’un document supprime aussi son fichier stocké.

Toute personne dont les données sont enregistrées peut demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, la portabilité de ses données ou s’opposer à un traitement. Adressez-vous d’abord à l’agence qui gère votre dossier ; nous l’aidons à répondre dans les délais légaux (un mois).

Vous pouvez aussi déposer une réclamation auprès de l’autorité de contrôle : l’Information Commissioner’s Office (ICO), ico.org.uk.

Nous n’utilisons que des cookies strictement nécessaires : session de connexion, vérification à deux facteurs, langue et thème. Aucun cookie publicitaire ni de suivi.

Distances et temps de trajet sont des estimations (code postal, fournisseur, conditions réelles) et ne sont pas garantis. Les durées en train sont des estimations sans horaire réel.

Nous pouvons mettre à jour cette notice ; la date de dernière mise à jour figure en haut de la page. En cas de changement important, les utilisateurs en sont informés.